À l'heure actuelle, chaque structure administrative est confrontée à un environnement hybride de documents, qu'ils soient sur support papier, numérisés ou d'origine électronique, certains d'entre eux étant même (ré)imprimés pour différentes raisons. En l'absence d'une politique claire de gestion et de préservation de documents aussi hétérogènes, il en résulte une grande confusion, la perte ou la redondance d'informations, le gaspillage de ressources précieuses et une insécurité juridique qu'entravent l'efficacité des services publics.

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Objectifs

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1. Établir des recommandations pour une administration électronique fiable, sécurisée et efficace.

2. Anticiper la préservation à long terme des documents et des dossiers papier et électroniques.

3. Rationaliser et organiser les documents papier et électroniques de façon intégrée.

4. Développer un approche interdisciplinaire qui comprend les sciences légales, les sciences de l'information et les sciences archivistiques.

5. Mettre à la disposition des administrations fédérales des outils de gestion pertinents pour la bonne continuation des pratiques de records management proposées.

6. Développer des pratiques de change management qui aideront les utilisateurs potentiels pendant et après leur projet.

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Case studies:

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Police Fédérale et locale et SPF Justice

SPF Emploi, Travail et Concertation sociale

Agence fédérale pour la sécurité de la chaîne alimentaire

Agence fédérale du contrôle nucléaire

SPFFinances

SPF FEDICT (actuellement, SPF BOSA)

Bibliothèque et Archives Nationales de Québec (BAnQ)

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Méthodologie

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Le projet s'est déroulé en 4 ans:

WP1 - Analyse du contexte théorique

WP2 - Analyse de terrain

WP3 - Modélisation BPMN prospectif

WP4 - Consolidation, valorisation et diffusion

WP5 - Gestion de projets et coordination