Ordonner et décrire ses documents sont deux actions indispensables pour accéder à l'information et contribuer à sa préservation. Nous ne pouvons pas comprendre l'un sans l'autre et leur ordre séquentiel dans le cycle de vie pourrait être interchangeable.

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Au sein de l'action d'ordonner l'information, il y a deux actions:

1. Classer ses documents et données

   • Privilégier un classement fonctionnel sur un classement organique

   • Limiter les niveaux du classement (à quatre ou cinq idéalement)

2. Nommer ses fichiers

   • Dans le nom de chaque fichier, inclure: la date, le type de document, le sujet et la version

   • Si besoin, détailler aussi l'expéditeur ou le destinataire

   • Éviter les caractères spéciaux

   • Privilégier le caractère "_" à la place des espaces entre les mots

   • Limiter le nombre de caractères à 30 maximum

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Ces deux actions deviennent particulièrement essentielles dans le cadre de la gestion des documents numériques. Le manque de clarté et d’uniformité du classement et de nommage des fichiers peut engendrer des difficultés d’accès aux documents recherchés.

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Concernant la description de l’information, il existe une grande différence entre l’environnement papier et l’environnement numérique : les métadonnées. Ces informations complémentaires offrent une compréhension approfondie des documents que nous créons, gérons et conservons (cf. site internet des Archives de l’État – FAQ : métadonnées). Ces dernières années, la façon de décrire l’information a évolué pour s’adapter aux particularités du numérique : l’introduction automatique de métadonnées est privilégiée, la description se compose de plus en plus par des mots-clés intégrés dans des moteurs de recherche et une description hiérarchique des documents cède sa place à la structure de Linked Data et les réseaux dynamiques d’objets liés et représentés par les technologies graphiques comme RDF.