Les documents ou données créés au sein d’une organisation nécessitent une documentation explicative sur leur contexte administratif et technique qui va les accompagner tout au long de leur cycle de vie. Cette documentation annexe s’accroîtra avec des données supplémentaires sur le contenu et la structure des documents afin d’en garantir la traçabilité, l’intégrité, l’authenticité et la lisibilité, et augmenter la confiance des utilisateurs.

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Vous trouverez ici une liste de quelques métadonnées très utilisées:

• Identifiant unique

• Titre

• Date de création, de validation

• Sujet ou objet

• Auteur, créateur, éditeur...

• Taille, volume

• Type de document

• Forme rédactionnelle

• Documentation bibliographique

• Langue

• Contexte de production: institution, service, fonction, tâche...

• Droits d'accès: confidentialité

• Droits d'auteur: propriété intellectuelle

• Sécurité

• Durée d'utilité administrative

• Sort final

• Empreinte numérique (checksum)

• Informations sur un transfert

• Informations sur une migration

• Position dans le plan de classement

• Format

• Version

• Compression

• Environnement technique d'origine (matériel et logiciel)

• Relation logique avec d'autres documents, données, fichiers...

• ...

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Pour chacun des champs de métadonnées, il est important d’en définir de manière univoque le contenu attendu afin que les utilisateurs, qui seront peut-être amenés à les encoder, appréhendent au mieux ce qu’il convient d’y mettre. Par exemple, lors de l’enregistrement du document de type « courrier »,  l’auteur de ce courrier est-ce la secrétaire qui a rédigé la lettre pour son directeur ou bien est-ce le directeur ?