Wanneer een organisatie documenten of gegevens aanmaakt, moet ze gedurende hun volledige levenscyclus beschikken over documentatie met uitleg rond hun administratieve en technische context. Deze documentatie wordt vervolgens aangevuld met gegevens over de inhoud en de structuur van de documenten, teneinde hun traceerbaarheid, integriteit authenticiteit en leesbaarheid te garanderen, en om het gebruikersvertrouwen te vergroten.

​

Hieronder vind je een lijst met enkele vaak gebruikte metadata:

• Unieke identifier

• Titel

• Datum van aanmaak, van validering

• Onderwerp

• Auteur, producent, uitgever...

• Omvang, volume

• Aard van het document

• Redactionele vorm

• Bibliografische documentatie

• Taal

• Context van de output: instelling, dienst, functie, taak...

• Toegangsrechten: vertrouwelijkheid

• Auteursrecht: intellectuele eigendom

• Beveiliging

• Administratieve bewaartermijn

• Eindbestemming

• Digitale vingerafdruk (checksum)

• Overdrachtsinformatie

• Informatie over migraties

• Plaats in het ordeningsplan

• Formaat

• Versie

• Compressie

• Oorspronkelijke technische (materiële en softwarematige) omgeving

• Logisch verband met andere documenten, gegevens, bestanden, ...

• ...

​

Voor elk van de metadatavelden moet de inhoud op een eenduidige manier worden gedefinieerd zodat de gebruikers die de data ingeven zo goed mogelijk weten wat ze dienen in te vullen. Wanneer bijvoorbeeld een document "briefwisseling" wordt opgeslagen, moet bepaald zijn of de auteur de secretaresse is die de brief voor de directeur heeft opgesteld, dan wel de directeur zelf.