Dans le cas des documents, et donc des archives d'une administration publique, il faut envisager à donner accès à l'information conformément à la réglementation en vigueur. Ceci s'applique tant en interne, aux employés de l'organisme, qu'en externe, aux citoyens ou à d'autres organismes externes. Selon le type d'information que l'on souhaite rendre accessible, il y aura certains principes et règles à respecter:

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Durant la phase dynamique (les documents sont toujours en la possession de l'organisme qui les a produit):

 

INTERNE - Knowledge Management: Quand notre objectif est de faciliter le travail interne des collègues, on voudra améliorer l'accès aux documents internes de l'organisation, assurer la qualité de cette information, améliorer les flux d'information, etc. Il serait adéquat de connaître les principes de la gestion des connaissances et de peut-être créer une plateforme de Knowledge Management afin de centraliser cette gestion.

 

EXTERNE - Accès à l'information publique selon le principe de publicité de l'administration (différent de l'Open Data).

 

EXTERNE - Initiative Open Data: Pour les documents administratifs qui sont encore conservés par les administrations publiques, il y a une obligation de transparence et de publicité face aux citoyens. Par ailleurs, les directives de l'Union Européenne et la loi belge sur la réutilisation des informations du secteur public établissent l'obligation d'ouvrir les données à l'accès public. À nouveau, suivant certaines règles et respectant les exceptions.

 

Durant la phase statique (les documents sont en la possession d'un organisme de conservation définitif - ex. les Archives de l’État comme lieu de conservation définitif des administrations publiques fédérales).

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Accès aux archives: Archiver des documents n'a aucun sens si leur accessibilité et exploitabilité ne sont pas assurées.

• Par règle générale et selon la loi sur les archives, les documents administratifs de plus de 30 ans conservés par les Archives de l'Etat qui ne sont pas sensibles du point de vue de la vie privée, sont librement consultables par les citoyens.

• Cependant, il y a des règles spécifiques pour différents types d'archives qu'il faut prendre en compte.

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Quelques mesures à prendre dans l'environnement numérique:

1. Contrôle des accès

2. Classement et description des documents numériques - métadonnées

3. Utilisation des moteurs de recherche - métadonnées