Toegankelijk maken
Voor documenten en archief van overheidsbesturen moet de informatie toegankelijk worden gemaakt volgens de geldende regelgeving. Dit geldt zowel intern (werknemers van een organisatie) als extern (burgers en externe organisaties). Al naar gelang van het soort informatie dat toegankelijk wordt gemaakt moeten bepaalde regels en principes worden gevolgd:
​
Tijdens de dynamische fase (de documenten/het archief zijn nog steeds in bezit van het organisme/de instelling die ze heeft gevormd):
INTERN - Knowledge Management: Om intern het werk van de collega's te vereenvoudigen moet de toegang tot de interne documenten van de organisatie worden verbeterd, de kwaliteit van de informatie worden gewaarborgd, de informatiestromen geoptimaliseerd, enz. Om het beheer te centraliseren is het aangewezen de principes te kennen van kennisbeheer en misschien een platform voor Knowledge Management in te stellen.
EXTERN - Toegang tot overheidsinformatie volgens het principe van openbaarheid van bestuur (is niet hetzelfde als Open Data).
EXTERN - Initiative Open Data: Voor administratieve documenten die nog worden bewaard door de overheidsbesturen bestaat een verplichting tot transparantie en openbaarheid t.a.v. de burger. De richtlijnen van de Europese Unie en de Belgische wet op het hergebruik van overheidsinformatie leggen overigens de verplichting op om de gegevens toegankelijk te maken voor het publiek. Ook hier moeten bepaalde regels en uitzonderingen in acht genomen worden.
Tijdens de statische fase (de documenten/het archief zijn in bezit van een organisme voor definitieve bewaring - vb. het Rijksarchief als definitieve bewaarplaats voor de federale overheidsbesturen):
​
Toegang tot het archief: Het heeft geen zin archief aan te leggen indien de toegankelijkheid en bruikbaarheid van de documenten niet kan worden gewaarborgd.
-
Als algemene regel en uit hoofde van de archiefwet geldt dat administratieve documenten ouder dan 30 jaar die bij het Rijksarchief worden bewaard en niet privacygevoelig zijn vrij kunnen worden geraadpleegd door de burger.
-
Voor bepaalde soorten archief moet echter rekening worden gehouden met specifieke regels.
​
Maatregelen die moeten worden genomen in een digitale omgeving:
-
Toegangscontrole
-
Ordening en beschrijving van de digitale documenten - metadata
-
Gebruik van zoekmachines - metadata