Le choix du canal d'échange ou de communication va conditionner les aspects d'éfficacité et de sécurité de l'échange, par exemple. Si l'échange a lieu entre deux systèmes d'information, ils devront être intéropérables; si ces deux systèmes appartiennent à deux institutions distinctes, il est nécessaire de prévoir des mesures de sécurité supplémentaires en place.

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Par ailleurs, l'environnement numérique ouvre de nouvelles possibilités: en effet, il permet d'assurer des échanges multiples et simultanés; les échanges ne se limitent plus à deux interlocuteurs nécessairement. Cette nouvelle possibilité a des conséquences dans:

• la performance des systèmes de communication de donnés

• leur sécurité

• la portée du message partagé

• la quantité des données et messages partagés

• la vitesse des messages partagés

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Les boîtes de courrier électronique et les réseaux sociaux sont des exemples significatifs de ce nouveau paradigme. Des conseils en matière de gestion et de conservation des e-mails sont proposés par les Archives de l'Etat.

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L'environnement numérique ouvre la porte aussi à l'automatisation des échanges de données entre systèmes qui se parlent sans avoir besoin d'intermédiaires humains. Ainsi, les flux d'informations se multiplient jusqu'à atteindre des dimensions disproportionnées. Dans ce paysage complexe, il est envisageable de mettre en place des mesures pour garantir la fiabilité et la traçabilité des données. Dans ce cadre, on utilise parfois le concept de "source authentique" des données. A ce titre, certaines normes en matière d'archivage numérique mettent en avant l'importance du concept de métadonnée de "Provenance" de données. L'identification et la conservation de cette métadonnée (entre autres) contribuera à garantir l'authenticité de la donnée.