De keuze van het communicatie- of uitwisselingskanaal heeft een invloed op de efficiëntie en de veiligheid van de uitwisseling. Bij uitwisseling via twee informatiesystemen moeten deze interoperabel zijn. Indien de systemen behoren tot twee verschillende instellingen moeten bijkomende beveiligingsmaatregelen worden voorzien.

​

 Digitale omgevingen openen echter ook nieuwe mogelijkheden o.a. voor meerdere gelijktijdige delingen. Uitwisseling moet ook niet meer noodzakelijk beperkt blijven tot twee gesprekspartners. Deze nieuwe mogelijkheid heeft gevolgen voor:

• de performantie van de systemen voor gegevenscommunicatie

• hun veiligheid

• de draagwijdte van het gedeelde bericht

• de hoeveelheid gedeelde gegevens en berichten

• de snelheid van de gedeelde berichten

​

Elektronische mailboxen en sociale media zijn sprekende voorbeelden van dit nieuwe paradigma. Het Rijksarchief doet aanbevelingen voor het beheer en de bewaring van e-mails. 

​

Digitale omgevingen openen ook de deur voor automatische gegevensuitwisseling tussen systemen die zonder menselijke tussenkomst met mekaar kunnen communiceren. De informatiestromen kunnen zo buitensporig vermenigvuldigd worden. In dergelijke complexe omgevingen moet worden gedacht aan maatregelen om de betrouwbaarheid en de traceerbaarheid van de gegevens te waarborgen. In dit verband wordt soms gesproken over "authentieke bronnen" voor de gegevens. Een aantal normen voor digitale archivering wijzen op het belang van metadata over de "Oorsprong" van de gegevens. De identificatie en de vrijwaring van deze metadata kan mee instaan voor de authenticiteit van de data.