Les principes traditionnels de sélection et de tri qui s'appliquent à l'environnement papier peuvent également être utilisés dans l'environnement numérique. Quel que soit de leur format ou leur support, le contenu des documents/données doit être mis en rapport avec le contexte de création.

 

Ceci implique:

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1) une analyse des fonctions, des activités et des processus de travail (au sein d'un organisme) à travers lesquels ces documents ou données ont été créés ainsi que leur(s) auteur(s) ;

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2) une analyse de la valeur administrative, juridique et historique afin de décider de leur conservation ou de leur élimination, et durant combien de temps cette conservation est nécessaire.

 

Outre les valeurs mentionnées, l’évaluation des coûts de préservation est devenu un critère assez récurrente.

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Attention ! Les documents/données numériques seront objet d’une politique de sélection et de tri qui comprendra quatre facteurs de spécial importance, à savoir :

1. Une sélection urgente à cause de l’obsolescence technologique qui doit se faire le plus tôt possible du cycle de vie de l'information: idéalement, les applications développées devraient prévoir, dès leur création, une fonction de tri. Cette fonction devrait permettre l’effacement des données après un certain temps (le délai de conservation fixé dans le tableau de tri).

2. Un contrôle de l’authenticité des documents/données.

3. Une analyse de faisabilité de la préservation.

4. Un contrôle de la lisibilité des données (ex. que fait-on des fichiers corrompus? ou des données protégées? ...).

 

Les méthodes traditionnelles de la sélection et du tri sont-elles encore valables ?

En principe oui, mais vous pourrez parfois profiter des nouvelles technologies afin de rendre les procédures plus faciles et efficaces, notamment l’automatisation de la sélection et le tri, qui a aussi ses inconvénients: les conséquences de l’effacement de données qui sont liées en cascade (par exemple dans les bases de données relationnelles) ; le contrôle minutieux de la procédure d’effacement ; la mise à jour des tableaux de tri dès qu’une application est mise à jour/modifiée.