De traditionele selectieprincipes die worden gevolgd in een papieren omgeving, kunnen ook in een digitale omgeving worden toegepast. De inhoud van documenten of gegevens moet ongeacht hun formaat of drager altijd gelinkt worden aan de ontstaanscontext.

 

Dit houdt in:

​

1) een analyse van de functies, activiteiten en werkprocessen (binnen een organisatie) die aanleiding geven tot de opmaak van deze documenten of gegevens, evenals de auteur(s);

​

2) een analyse van hun administratieve, juridische en historische waarde om te kunnen beslissen of ze vernietigd, dan wel bewaard moeten worden, en om te bepalen wat de bewaartermijn is. 

 

Naast deze aspecten is ook een raming van de kosten voor hun langetermijnbewaring een vaak gehanteerd criterium.

​

Opgelet! Digitale documenten/gegevens zullen worden getoets aan een selectiebeleid met vier belangrijke  elementen, namelijk:

1. Dringende selectie omwille van technologische veroudering. Deze moet zo vroeg mogelijk in de levenscyclus van informatie worden toegepast. Idealiter zouden nieuwe programma's van bij de start een selectiefunctie moeten voorzien. Met deze functie kunnen gegevens na zekere tijd eenvoudig verwijderd worden (conform de bewaartermijn in de selectielijst).

2. Controle van authenticiteit en integriteit van de gegevens/documenten.

3. Analyse van de haalbaarheid van de langetermijnbewaring.

4. Controle van de leesbaarheid van de gegevens (vb.: wat met beschadigde bestanden? beveiligde gegevens? ...).

 

Kunnen traditionele selectiemethodes nog toegepast worden?

In principe wel, maar u kan soms baat hebben bij de nieuwe technologieën om procedures sneller en efficiënter te laten verlopen, bijvoorbeeld door de selectie te automatiseren. Dit heeft echter ook nadelen: zo zijn er gevolgen bij het wissen van gekoppelde gegevens (bijvoorbeeld in relationele databanken); de nood aan een minutieuze controle van de vernietiginsprocedure; en voor de actualisering van de selectielijsten waneer een toepassing wordt geüpdatet of gewijzigd.