Quand les documents de votre institution n'ont plus de valeur administrative (légale, financière...), il est nécessaire d'appliquer les règles du tableau de tri (si votre institution en dispose) et doit donc soit prendre la décision de les éliminer ou soit de les transférer aux Archives de l’État pour leur conservation.

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Dans l'environnement numérique, il y a certains formalités qui restent d'application dans le cadre d'un processus de transfert d'archives numériques et d'autres formalités qui s'ajoutent au processus:

• Exprimer la volonté de faire un transfert d'archives

• Analyser et préparer les archives à transférer: sélection, tri et classement

• Préparer un bordereau de transfert

• Attendre l'attestation de transfert à la fin de la procédure

• + La logistique lié au transport n'est plus nécessaire si le transfert est effectué en ligne.

• + Prévoir l'élimination de l'exemplaire en possession de l'administration versante. Cet exemplaire devient la seule et unique version authentique (ou de référence si l'authenticité n'a pas pu être vérifiée complètement au moment de transfert - cf. Arrêté royal sur les transferts d'archives).

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Les conseils des Archives de l’État en la matière vous donnent plus de détails sur la procédure à suivre.