Wanneer de documenten van uw instelling geen administratieve (wettelijke, financiële, enz.) waarde meer hebben moeten de regels van de selectielijst worden toegepast (indien uw instelling er één heeft). Er moet dus beslist worden of de documenten vernietigd worden of voor bewaring in aanmerking komen en kunnen worden overgebracht naar het Rijksarchief.

​

In een digitale omgeving blijven de formaliteiten voor een archiefoverbrenging van toepassing maar er komen er ook een aantal andere formaliteiten bij: 

• De wens uit te drukken om archief over te brengen

• Analyse en voorbereiding van het archief dat moet worden overgebracht: selectie en ordening

• Voorbereiding van een overbrengingslijst

• Wachten op het overbrengingsattest aan het eind van de procedure

• + Logistiek i.v.m. transport is niet meer nodig indien de overbrenging online gebeurt. 

• + Vernietiging voorzien van het exemplaar bij de administratie die het archief overbrengt. Het overgebrachte exemplaar is de enige authentieke versie (of referentieversie indien de authenticiteit niet kon worden nagegaan op het ogenblik van de overbrenging - cf. Koninklijke besluit over de overbrenging van archieven.

​

De adviezen van het Rijksarchief geven meer uitleg over de te volgen procedure.