Om de informatiestroom in een instelling te beheersen kan een register of databank worden aangelegd met de inkomende en uitgaande documenten. Vandaag heeft heel wat sofware een functie waarmee metadata zoals datum, uur, gebruikers, enz. van een transactie kunnen geregistreerd worden.

​

In de analoge werkomgeving wordt  deze tool veelvuldig gebruikt, maar door de automatisering van de werkprocessen en de informatiestromen heeft hij aan belang ingeboet. Voor het beheer van de informatieveiligheid blijft de registratie van de communicaties nochtans essentieel (zie Tools - Beleid voor informatieveiligheid).