Afin de maitriser les flux d'information dans une institution, un registre ou base de données des documents entrants et sortants peut être établi. À l'heure actuelle, les logiciels ont normalement une fonctionnalité de registre des transactions qui enregistre des métadonnées comme la date, l'heure, l'utilisateur, etc. qui peuvent servir à ces effets. 

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Il s'agit d'un outil très utilisé dans l'environnement analogique qui a perdu son importance en partie avec l'automatisation des processus de travail et des flux d'information. Cependant, l'enregistrement des communications reste encore essentielle dans le cadre de la gestion de la sécurité de l'information (voir Outils - Politique de sécurité de l'information).