De levenscyclus van een document of gegeven begint bij de aanmaak ervan. In deze fase wordt de informatie vastgelegd op een papieren drager of in een digitaal formaat. De vraag omtrent het hybride karakter is dus nog niet aan de orde aangezien het hier de keuze betreft van de oorspronkelijke drager. In latere stadia kan het veelvuldig kopiëren van het oorspronkelijke document op verschillende dragers en in diverse formaten echter wel leiden tot enige juridische onzekerheid of organisatorische chaos.

​

Om van bij de aanmaak van de informatie het risico op chaos te vermijden moet idealiter een systematische procedure worden gevolgd waarbij ieder soort document stelselmatig een aanbeloven drager en formaat krijgt toegewezen (vb: een loonfiche zal worden aangemaakt in het digitaal formaat PDF; het verslag van een vergadering wordt aangemaakt op papieren drager in formaat A4).

​

Volgende criteria kunnen je helpen bij de keuze van het formaat voor aanmaak van een document of gegeven:

• Beschikbare infrastructuur

• Ergonomie en gebruiksgemak

• Bureauticavaardigheden van de gebruikers

• Valideringsmethode: handgeschreven ondertekening; geavanceerde of gekwalificeerde elektronische handtekening; enz. 

• Bewaringstermijn: kort (0 tot 10 jaar?) -gemiddeld (10 tot 30 jaar?) -lang (meer dan 30 jaar?)

• Eindbestemming: definitieve bewaring of vernietiging

• Ritme, gelijktijdigheid en snelheid van de toegang

• Interne communicatiemiddelen

• ...

​

De keuze van een drager of formaat bij aanmaak van een document sluit de latere migratie naar een andere drager of de conversie in een ander formaat van dit document niet uit. Elke overgang naar een nieuwe toestand vereist wel maatregelen om het behoud van de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid te garanderen.

​

Het document of het gegeven moet ook altijd gepaard gaan met een groep gegevens die "metagegevens" worden genoemd, zodat de context traceerbaar blijft ter ondersteuning van het beheer. (Zie Tools - metadataschema).