La création d’un document ou d’une donnée marque le début de son cycle de vie. À ce stade, l’information est fixée soit sur support papier soit sur un support et un format numérique. La question de l’hybridité ne se pose donc pas encore puisqu’il faut faire le choix initial d’un support. Cependant, à un stade ultérieur, la multiplication de copies d’un document original sur des supports et dans des formats variés  peut donner lieu à une certaine insécurité juridique et au chaos organisationnel.

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Idéalement et afin d’éviter ce chaos dès la création de toute information, le respect d’une procédure systématique est indispensable : identifier un support et un format de création à recommander pour chaque type de document et le faire appliquer systématiquement (ex. une fiche de paie sera créée sous le format numérique PDF ; un PV de réunion sera créé sous un support papier et format A4).

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Les critères qui vous aiderons à choisir le format de création d’un(e) document/donnée sont les suivants :

• Infrastructure disponible

• Ergonomie et facilité de création pour les utilisateurs

• Compétences bureautiques des utilisateurs

• Moyen de validation: signature manuscrite; signature électronique avancée ou qualifiée; etc.

• Délai de conservation: court (0-10 ans?)-moyen (10-30 ans?)-long (+ de 30 ans?)

• Sort final: conservation définitive ou élimination

• Fréquence, simultanéité et vitesse d'accès

• Moyens de communication interne de l'information

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Le choix d’un support et d’un format lors de la création d’un document n’exclue pas la possibilité de le migrer vers un autre support ou de le convertir vers un autre format plus tard. Mais chaque passage d’un état du document à un autre devra impérativement être accompagné par des mesures qui garantissent la préservation de son authenticité, son intégrité et de sa lisibilité.

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Outre le choix de format et support, le document ou la donnée devra toujours être  accompagné(e) d’un groupe de données appelées métadonnées notamment afin de garantir la traçabilité du contexte et de faciliter leur gestion (cf. Outils – chemins de métadonnées).