PRAKTISCH HANDBOEK
voor het documentenbeheer
Hoe beginnen?
​
Wat wil je?
Idealiter moet deze vraag worden vertaald naar duidelijker en specifieke doelstellingen die je aan jouw hiërarchie kunt voorleggen als "DE definitieve oplossing" voor een of meerdere problemen die in jouw dienst/instelling opduiken. Het formuleren van een SMART-doelstelling vereist dat er vooraf wordt nagedacht om de oorsprong van het probleem te achterhalen, de situatie in detail te analyseren en de grote lijnen van een mogelijke oplossing te bepalen.
​
Indien je stelt dat :
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
In dit stadium moet je ervoor zorgen dat DOELSTELLING, PROBLEEM en MIDDEL goed van mekaar gescheiden blijven:
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
De doelstelling op deze manier omschrijven maakt het makkelijker om oplossingen te overwegen. Zo kunnen specifieke, vooraf bepaalde stappen worden ondernomen: IT-ontwikkeling; integratie van een gepatenteerd product met een intern ontwikkeld systeem; optimalisering van de werkprocessen; informatiebeheer; digitalisering; centralisatie van de post; enz.
​
Het is dus mogelijk om een algemeen idee te vormen van de ideale streefsituatie, zonder vooraf te weten welk project concreet moet worden uitgevoerd. In dit verband kan men gedetailleerde elementen aanhalen om de doelstellingen te omschrijven.
​
Het zoeken naar de oplossing van een probleem kan ook leiden naar een wenselijke uitkomst en deze vertalen in concrete doelstellingen. Het basisprobleem moet dus correct worden gedefinieerd, want daar zit de oorzaak van de moeilijkheid die je ervaart. Zaak is dus om na te gaan of het probleem dat je hebt geformuleerd als vertrekpunt wel degelijk de oorzaak is en niet het gevolg van een ander "verborgen" probleem waarvan je je (nog) niet bewust bent. Om het "kernprobleem" te kunnen definiëren moet je je dus afvragen "waarom heb ik dit probleem?", en bij elk antwoord deze vraag opnieuw een aantal keer stellen.
​
Ik wil in een open space werken en in een 100% digitale omgeving.
Ik wil een informaticatool ontwikkelen voor het beheer van mijn digitaal archief.
Ik wil mijn papieren dossiers digitaliseren om ze te vernietigen en opslagruimte te besparen.
Ik heb een probleem: ik heb geen opslagruimte meer voor mijn papieren dossiers.
Doelstelling: het volume papieren dossiers (nieuwe of gearchiveerde?) verminderen.
Mogelijke oplossing: het papieren archief of de papieren dossiers die recent werden afgesloten digitaliseren.
Ik wil mijn werkprocessen optimaliseren / moderniseren.
Ik heb een probleem: ik moet de samenwerking binnen.
Doelstelling: de gegevensuitwisseling en de interne communicatie faciliteren.
Mogelijke oplossing: digitalisering van de werkprocessen; overschakelen naar een open space werkplek
Ik wil mijn digitale documenten archiveren.
Ik heb een probleem: ik beschik in mijn instelling niet over digitaal archief.
Doelstelling: digitaal archief aanmaken.
Mogelijke oplossing: een informaticatool ontwikkelen.
1
2
3
Ik wil de papieren originelen vervangen door digitale kopieën.
1
2
3
Wat zijn je noden?
Wat heb je nodig om je doel te verwezenlijken?
​
Er is een onderscheid tussen wat wenselijk is enerzijds en wat noodzakelijk is:
-
Must-have/ Nice-to-have (in een lastenboek wordt vaak het ondersheid gemaakt tussen het absoluut noodzakelijke en zaken die wenselijk, maar niet onontbeerlijk zijn)
-
Minimum/ Maximum
-
Basissituatie/ Ideale situatie
​
Het project moet worden afgestemd op de noden: de ontwikkeling van een kleine functionaliteit in een bestaande software zal niet zo complex zijn als de ontwikkeling van een volledig nieuw programma. Het is belangrijk vooraf goed de noden te definiëren omdat dit een belangrijke impact heeft op de reikwijdte van een project:
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
De digitale omslag doet ons in de eerste plaats denken aan technische aspecten, waardoor organisatorische, culturele, en algemeen menselijke elementen vergeten worden.
​
​
Ik moet een nieuwe functionaliteit (in de software) ontwikkelen.
Ik moet een nieuw (werk)proces implementeren.
Ik moet een nieuwe wijze om (gegevens) te verwerken integreren.
Ik moet een nieuwe actie opstarten.
Ik moet een nieuwe (operationele) activiteit opstarten.
Ik moet de resultaten (in mijn vakgebied) verbeteren.
Ik moet een nieuwe (online) dienstverlening aanbieden.
Ik moet bestaande operationele procedures evalueren.
Enz.
Over welke middelen beschik je?
Personeel
-
Hoeveel personen heb je ter beschikking?
-
Hebben de personen in kwestie de vereiste vaardigheden?
-
Moet je bijkomend personeel aanwerven?
-
Moet je beroup doen op en interne of externe aanwervingsdienst voor bijkomend personeel?
-
Hoeveel tijd zal de selectie procedure in beslag nemen?
-
Je wil de dienst bij voorkeur uitbesteden. Moet je een aanbesteding uitschrijven?
​
Budget en financiering
-
Werd voor het project een raming gemaakt van het benodigde budget?
-
Is er sprake van structurele of externe financiering?
-
Moet het budget besteed worden binnen een bepaalde termijn?
-
Is het structureel/ recurrent startbudget voldoende?
​
Infrastructuur
-
Werd de beschikbare infrastructuur duidelijk gedefinieerd?
-
Zijn de ICT-dienst en de logistieke dienst op de hoogte van het bestaan en de beschikbaarheid van de infrastructuur die je nodig hebt?
-
Is het en interne of externe infrastructuur? (ex. IaaS – Infrastructure as a Service)
-
Is het bestaande netwerk voldoende robuust om de uitwisseling of verwerking van een zeer groot aantal gegevens te kunnen bolwerken?
-
Is de infrastructuur beveiligd?
​
Materiaal
-
Is er een lijst voorhanden met het benodigde materiaal? (vb. A4-papier, computers, printers - kleur?-, scanners -kleur, voor maasscanning, voor individuele scanning...-, ergonomisch meubilair, enz.)
-
Werd rekening gehouden met het onderhoud van het materiaal?
-
Is het personeel voldoende gekwalificeerd om het materiaal te bedienen? Werden opleidingen voorzien?
​
Tijd
-
Hoe dringend is de uitvoering van het project?
-
Werd vooraf een timing bepaald?
-
Zijn er planningstools beschikbaar? (vb. GANTT, omgekeerde chronologie - Welke termijnen moet ik respecteren?)
​
Deze methode om problemen te analyseren, ook "Root Cause" genoemd, stelt 5 maal de vraag "WAAROM" om de grondoorzaak van het probleem te definiëren.
Wie is betrokken en op welke manier?
Verschillende stakeholders (personen of organisaties) kunnen bij de lancering van een project betrokken zijn.
​
Externe stakeholders
​
Overheidsinstellingen
Privé-organisaties
Zelsftandigen
Ondersteunende diensten
Operationele diensten
Vakorganisaties
Verenigingen
Burgers
Klanten
...
Interne stakeholders
​
Zelsftandigen
Werknemers
Ondersteunende diensten
Operationele diensten
Kaderpersoneel
Vakorganisaties
...
De stakeholders moeten niet alleen worden geïdentificeerd; het is ook aanbevolen om vast te stellen:
-
Hoeveel invloed die ze kunnen uitoefenen op het project of de instelling in het algemeen (hoog of laag);
-
Het belang dat ze hebben bij het uitrollen van het project en de resultaten ervan (hoog of laag).
Hoog
MACHT
Laag
voldoening moeten krijgen
Prioritaire stakeholders
minimale investering
op de hoogte moeten worden
gehouden
Laag
Hoog
BELANG
De analyse van de stakeholders met behulp van een matrix maakt het mogelijk hen te categoriseren en die groepen te identificeren die bijzondere aandacht moeten krijgen; die kunnen helpen om het project tot een goed einde te brengen:
​
-
de prioritaire stakeholders die van nabij gevolgd moeten worden.
-
de stakeholders die voldoening moeten krijgen.
-
de stakeholders die op de hoogte moeten worden gehouden.
-
de stakeholders die in de gaten moeten worden gehouden (minimale investering).
Welke termijnen moet je respecteren?
Biedt het project antwoord op een dringende of een specifieke vraag? Hoe best de follow-up voorzien van het project doorheen de tijd?
​
Elk project heeft een start- en einddatum en het tijdsverloop moet stipt opgevolgd worden. Een project dat te lang duurt zal ook moeilijker te beheren zijn. Een gedetailleerde follow-up is dus aanbevolen.
Het GANTT-diagram is een tool waarmee projecttaken gevisualiseerd worden om de voortgang in de tijd beter te volgen.
​
Een planning in omgekeerde chronologie (beter: volgorde?) vertrekt vanaf de (eind-)datum van het project. Een dergelijke planningstool wordt ook “retroplanning” genoemd.
Principes voor projectbeheer
Gebruikelijke stappen
​
​
Kritieke Prestatie-Indicatoren - Key Performance Indicators (KPI)
