MANUEL PRATIQUE
pour la gestion des documents
Où commencer
​
Qu'est-ce que je veux ?
Idéalement, la réponse à cette question doit se traduire en objectifs clairs et spécifiques qui peuvent être présentés devant la hiérarchie comme étant "LA solution définitive" au(x) problème(s) décelé(s) au sein du service ou de l'institution. Cependant, avant de pouvoir formuler un objectif SMART, un processus de raisonnement préalable est nécessaire afin d'identifier l'origine du problème, de représenter la situation en détails, les contours de la solution envisagée, etc.
Si vous commencez par affirmer :
​
​
​
​
​
​
​
​
Vous devez à ce stade vous assurer de ne pas confondre OBJECTIF, PROBLÈME et MOYEN :
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
C'est après avoir défini ainsi les objectifs que l'on peut envisager des solutions. On peut à partir de là identifier des démarches spécifiques, préétablies dans certains cas : projet de développement IT ; projet d’intégration d’un produit propriétaire avec un système « fait-maison » ; projet d’optimisation des processus de travail ; projet de gouvernance de l’information ; projet de numérisation ; projet de centralisation du courrier ; etc.
Sans idée concrète préalable du projet à mettre en œuvre, il est possible de plutôt imaginer la situation idéale vers laquelle il faut tendre. Dans ce contexte, il y aura des éléments détaillés à évoquer et qui donneront lieu à la définition d’objectifs.
Chercher à résoudre un problème est aussi une manière de découvrir ce qui est souhaitable et traduire ceci en objectifs. Pour ce faire, il faudra définir correctement le problème d’origine, ce qui est parfois la cause de mon problème initial. En effet, il faut vérifier que le problème formulé au départ est bien la cause et non la conséquence d'un autre problème "caché", ou d'un problème dont je n'en suis pas (encore) conscient. Afin d'arriver au "problème-racine", je dois me poser la question "Pourquoi j'ai ce problème ? D'où vient ce problème ?" et remonter à la source.
Je veux numériser mes dossiers papier pour les éliminer afin de faire des économies de stockage physique.
Je veux travailler dans un espace ouvert et un environnement 100% numérique.
Je veux développer un outil informatique pour gérer mes archives numériques.
Je veux remplacer des originaux papier par des copies numériques.
Parce que j'ai un problème : je n'ai plus d'espace physique pour mes dossiers papier.
Objectif : réduire le volume de dossiers papier.
Solution envisageable : numériser les archives ou les dossiers papier clôturés récemment.
Je veux optimiser/ moderniser mes processus de travail.
Parce que j'ai un problème : je dois renforcer la collaboration au sein de mes équipes.
Objectif : faciliter l'échange de données et la communication interne.
Solutions envisageables : automatisation des processus de travail ; adopter un espace ouvert de travail ; etc.
Je veux archiver mes documents numériques.
Parce que j'ai un problème : on ne pratique pas l'archivage numérique dans mon institution.
Objectif : créer un système d'archivage numérique.
Solution envisageable : développer un SAE.
Ce méthode d'analyse de problèmes aussi appelé "Root Cause" applique une séquence de 5x POURQUOI à notre problème afin d'arriver à la cause-racine.
De quoi ai-je besoin ?
De quoi ai-je besoin... afin d'atteindre mon objectif?
​
Il existe une différence entre ce que je souhaite avoir et ce que j'ai besoin:
-
Must-have / Nice-to-have (la terminologie d'un cahier de charges fait souvent la différence entre ce dont j'ai absolument besoin et ce que j'aimerais avoir, mais qui n'est pas indispensable.
-
Minimum / Maximum
-
Situation de base / Situation idéale
​
Selon la définition du besoin, l'approche du projet devra s'y adapter: un projet de développement d'une petite fonctionnalité pour un logiciel existant ne comprend pas la même complexité qu'un projet de développement d'un logiciel complet. Puisque la portée du projet peut avoir des conséquences importantes, il faut bien définir ses besoins:
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
La transition numérique nous fait penser aux aspects techniques avant tout et nous fait oublier les aspects organisationnels, culturels, et humains en général.
​
J'ai besoin de développer une nouvelle fonctionnalité (software).
J'ai besoin d'implémenter un nouveau processus (de travail).
J'ai besoin d'intégrer un nouveau traitement (de données).
J'ai besoin d'initier une nouvelle action.
J'ai besoin de mettre en place une nouvelle activité (opérationnelle).
J'ai besoin d'améliorer les résultats (métier).
J'ai besoin d'offrir un nouveau service (en ligne pour les citoyens).
J'ai besoin d'évaluer une pratique (de travail).
Etc.
1
2
3
1
2
3
Quels sont mes ressources ?
Personnel
-
Combien de personnes j'ai à ma disposition ?
-
Les personnes dont je dispose ont-elles les compétences requises ?
-
Dois-je engager du personnel supplémentaire ?
-
Combien de temps va prendre la procédure de sélection ?
-
Je préfère d'externaliser le service. Dois-je lancer un appel d'offre ?
​
Budget et financement
-
Une estimation du budget nécessaire pour le projet a-t-elle été établie ?
-
S'agit-il d'un financement structurel ou externe ?
-
Le budget doit-il être dépensé dans un délai particulier ?
-
Le budget d'investissement initial et structurel/récurrent est-il suffisant ?
​
Infrastructure
-
L'infrastructure disponible est-elle bien identifiée ?
-
Le service ICT et le service Logistique sont-ils au courant de l'existence et la disponibilité de l'infrastructure dont j'ai besoin ?
-
S'agit-il d'une infrastructure interne ou externe ? (ex. IaaS - Infrastructure as a Service)
-
Le réseau actuel est-il suffisamment robuste pour supporter l'échange ou traitement d'une forte quantité de données ?
-
L'infrastructure est-elle sécurisée ?
​
Matériel
-
Une liste du matériel nécessaire est-elle disponible ? (ex. papier A4, ordinateurs, imprimantes - couleur ? -, scanners - en couleur, de masse, individuels... -, meubles ergonomiques, etc.)
-
La maintenance du matériel est-elle prise en compte ?
-
Le personnel est-il qualifié pour l'usage du matériel ? Des formations sont-elles prévues ?
​
Temps
-
Quelle est l'urgence du projet ?
-
Existe-t-il un calendrier préétabli ?
-
Des outils de planification sont-ils disponibles ? (ex. GANTT, chronologie inversée - voir J'ai un délai à respecter? )
​
Qui est concerné et comment ?
Parties prenantes externes
​
Institutions publiques
Organisations privées
Indépendants
Services d'appui administratif
Services métier
Syndicats
Associations
Citoyens
Clients
...
Élevé
POUVOIR
Bas
à garder satisfaits
Surveiller
​
Bas
Parties prenantes internes
​
Indépendants
Employés
Services d'appui administratif
Services métier
Cadre
Syndicats
...
Acteurs clés
à garder informés
Élevé
INTÉRÊT
Plusieurs parties prenantes (personnes ou organismes) peuvent être concernées par le lancement d'un projet.
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
En plus de les identifier, il est également recommandé de déterminer :
-
leur pouvoir d'influence sur le projet ou dans l'institution en général : bas ou élevé
-
leur intérêt concernant le déroulement et résultats du projet : bas ou élevé
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
Cette analyse des parties prenantes sur une matrice permet de les catégoriser afin d'identifier les groupes pour lesquels une attention particulière doit être requise; les groupes qui pourrons nous aider à mener le projet à terme avec succès:
​
-
Les parties prenantes prioritaires et à gérer de près.
-
Les parties prenantes qu'il faut satisfaire.
-
Les parties prenantes qu'il faut maintenir informées.
-
Les parties prenantes à surveiller (avec un investissement minimal).
J'ai un délai à respecter ?
Le projet répond à une urgence ou à une demande spécifique ? Comment faire le suivi du projet dans le temps ?
​
Un projet à une date de départ et une date de finalisation et il est nécessaire de faire un suivi de ce délai bien défini. Par ailleurs, un projet avec une durée trop longue dans le temps sera plus difficile à gérer. En conséquence, un suivi détaillé est recommandable.
​
Le diagramme de GANTT est un outil qui nous permet de visualiser les tâches du projet afin de suivre son avancement dans le temps.
Une planification ou chronologie inversée prend la date de finalisation du projet comme point de départ de la planification; cet outil est appelé "retroplanning" également.
Suivre les principes de gestion de projets
​
Étapes traditionnelles
​
Indicateurs Clés de Performance (Key Performance Indicators)
​
