Une fois la demande traitée et l’activité du processus terminée, l’agent peut clôturer le dossier. À ce stade, il faut bien définir quelle est l’action qui déclenche la clôture du dossier : la finalisation de l’activité opérationnelle ? l’archivage du dossier ? la finalisation du délai de recours contre la décision ? la prescription du sujet ou de la demande du dossier ?

 

Ensuite, l’agent entame l’action de clôture, notamment rendre le dossier non-modifiable, déplacer le dossier dans les archives (papier ou numériques), ajouter un cachet sur la farde du dossier, cocher une case de clôture dans le workflow du système de gestion, etc. Par ailleurs, la clôture opérationnelle du dossier pourrait déclencher un processus de numérisation du dossier. Dans ce cas, les principes détaillés dans la loi du 21 juillet 2016 (Digital Act) relatives aux services d’archivage électroniques (qualifiés ou non-qualifiés) seront d’application, ainsi que d’autres textes légaux sur la publicité de l’administration, la réutilisation des informations du secteur public, la loi sur les archives ou encore le règlement pour la protection des données à caractère personnel (GDPR).