Le supérieur hiérarchique doit parfois valider la décision prise par l’agent qui peut être un expert dans la matière du dossier. Dans un workflow automatisé, il s’agit peut-être de cocher une case de validation qui rendre le document décisionnel non-modifiable. Dans d’autres cas, une signature manuscrite, une signature électronique ou un cachet électronique sera nécessaire. Le choix du format aura des conséquences dans la stratégie de préservation ultérieur du document signé.