L’agent (ex. le fonctionnaire d’une administration publique) doit informer la personne qui a fait la demande initiale (ex. un citoyen) de la décision prise concernant son dossier. Par ailleurs, cette décision peut être communiquée à un autre service de l’organisation aussi (ex. un service de type opérationnel communique la décision au service comptable ; une administration X communique la décision à l’ordre judiciaire). Alors, il s’agit d’une communication externe et interne à la fois. Si cette communication est faite par une publication sur internet, les métadonnées et le plan de classement permettront de savoir où se trouvent les données à caractère personnel dans les documents du dossier et donc éviter la publication de ces données si nécessaire. Le choix du format et support et du canal de communication sera faite sur base des choix des actions précédentes normalement. En tout cas, il faut définir les traces des communications qu’on veut préserver.